Projekthandbok

Viktiga dokument i genomförandet

Beslutet/tilsagnet

Det är viktigt att gå igenom beslutets alla delar tillsammans med samtliga personer som ska arbeta i projektet. Detta för att alla ska ha en klar och tydlig gemensam bild av projektet, dess verksamhet och mål.

Förutom projektets innehåll framgår det av beslutet om det finns särskilda villkor samt vid vilka tillfällen som projektet ska skicka in sina redovisningar.

På norsk side skal prosjekteier skriftlig samtykke om at tilskuddet er akseptert på de vilkår som framgår av tilsagnsbrevet innen 2 måneder etter at tilsagnsbrevet er sendt til prosjekteier. Dersom norsk prosjekteier ikke samtykker om forutsetningene for tilskuddet faller tilsagnet bort.

 

Prosjektets startdato

I tilsagnsbrevet/beslutsbrevet framgår prosjektets startdato og sluttdato. Disse datoene regulerer tidspunktet for godkjenning av kostnadene og inntekter i prosjektet, og danner grunnlaget for fastsettelse av perioder for delrapportering og sluttrapportering.

 

Samarbeidsavtale/samarbetsavtal

Om projekten så önskar kan man upprätta ett samarbetsavtal mellan aktörer i projektet, för att reglera ansvar och befogenheter.

Aktuella punkter i ett samarbetsavtal kan vara:

  • Tidsperiod för avtalet samt vilka parter som ingår
  • De olika rollerna och ansvarsfördelningen inom projektet
  • Rutiner för hur ett eventuellt felaktigt utbetalt belopp ska betalas tillbaka
  • Villkor för hur eventuella ändringar inom samarbetsavtalet ska göras och hur eventuella ändringar inom projektet ska göras, t.ex. projektinnehåll, tidsplan, budget och ändringar mot finansiärer
  • Vad som händer om någon part inte följer vad som avtalats inom projektet och hur eventuella meningsskiljaktigheter mellan parterna ska lösas
  • Rutiner kring ekonomisk redovisning
  • Hur överföring av utbetalt EU-stöd/IR-støtte och medfinansiering ska göras mellan parterna
  • Hur upphandlingar ska göras, hur eventuella överskridningar av budget ska hanteras, hur anställning av personal inom projektet ska hanteras
  • De viktiga deadlines (t.ex. projektrapportering) och vad som händer om någon part inte följer dessa
  • Hur information om projektet och dess resultat ska spridas och hur projektets resultat ska fortleva efter projektets slut
  • Hur eventuella immateriella rättigheter (upphovsrätt, varumärken) ska överföras när projektet avslutas
  • Hur eventuella konfidentiella uppgifter ska hanteras