Projekthandbok

Søknad om utbetaling og rapportering

Den ekonomiska rapporten och läges/delrapporten är beroende av varandra och ska alltid skickas in vid samma tillfälle för samma tidsperiod. Den skriftliga läges/delrapporteringen ska vara gemensam för båda länderna till skillnad från den ekonomiska rapporten eftersom projektet har en norsk och en svensk budget.

 

Lägesrapport/delrapport

I samband med ansökan om utbetalning ska ni lämna in en gemensam läges-/delrapport. Datum för rapportering finns i tilsagnet/beslutet.

Läges-/delrapporten beskriver vilka aktiviteter ni har haft under redovisningsperioden. Syftet med rapporterna är att kontrollera att projektet genomförs enligt ansökan och beslut. Et viktig fokus i lägesrapportene er å foreta en risikovurdering. Oppstår det forhold som kan påvirke prosjektets målsetting, resultat og effekter i gjennomføringen av prosjektet? Disse forhold må alltid drøftes med sekretariatet. Mal for rapporten finner dere på hjemmesida under Blanketter & mallar. Rapporten sendes som vedlegg til utbetalingsanmodningen i Regionalforvaltning.no og Min ansökan.

Läges-/delrapporten skal inneholde følgende:

1. Verksamhetsmål, resultat och effekter
Här ska de hittills uppnådda resultaten beskrivas, dels sedan projektstart och dels för rapportens period, med utgångspunkt i projektets förväntade resultat och effekter. En bedömning ska göras och redovisas om de slutliga målen kommer att nås vid projektslutet. Eventuella bedömda avvikelser ska förklaras och kommenteras.

2.a Tid og aktivitetsplan
Hur fortlöper projektet i relation till den beslutade projektplanen kostnads- och verksamhetsmässigt. Om förändring skett kommentera avvikelserna. Eventuell begäran om förändring av projektet anges under punkt 9. Observera att avvikelser från beslutet om stöd ska kommuniceras med sekretariatet och godkännas innan de får genomföras.

2.b Projektet största och viktigaste aktiviteter
Her skal tiltak som er beskrevet i tilsagn/beslut beskrives samt gjennomføringsgrad.

3. Ekonomistatus
Hur fortlöper projektet i relation till den beslutade projektbudgeten. Om förändring skett kommentera avvikelserna.

4. Aktiviteter utanför programområdet
Redogör för aktiviteter som genomförts utanför programområdet, ange också kostnaden för aktiviteten.

5. Indikatorer
För att mäta en del av Interreg-programmets effekter har ett antal indikatorer fastställts. För varje enskilt projekt har i beslutet angivits vilka dessa är och vilket utfall som förväntas. Fyll i tabellen nedan och kommentera indikatorerna och utfallet hittills i textrutan.

6. Grenseoverskridende merverdi
Beskriv hvilken grenseoverskridende merverdi som oppnås gjennom prosjektet. I programmet er dette formulert slik i mål/syfte:
» Programmets övergripande syfte och mål är att genom ett gränsöverskridande samarbete skapa de bästa förutsättningarna för en ekonomiskt stark region med en attraktiv livsmiljö.
» Programmets ambition är att via gränsöverskridande samarbete hantera gemensamma identifierade utmaningar i gränsregionen och att utnyttja den vilande potentialen, bland annat genom att undanröja gränshinder, utnyttja och fokusera gränsregionens samlade resurser samt att bidra till att koppla samman regioner över gränsen.
Dette innebærer på hvilken måte har prosjektet bidratt til å redusere grensens barriereeffekter samt hvordan prosjektet har utviklet og utnyttet grenseregionens samlede territorielle ressurser/kapital.

7. De horisontella kriterierna
Beskriv hva som er gjennomfört innen de horisontelle kriterierne. Hur bidrar projektet till hållbar utveckling, jämställdhet/likestilling och ökad mångfald och integration.

8. Informasjon og kommunikasjon
Beskriv hvordan prosjektet har fulgt opp informasjon og kommunikasjon i prosjektet (hjemmeside, nyhetsoppslag, skilting, trykksaker, annonser, sosiale media, foredrag etc.)

9. Spørsmål til sekretariatet
Eventuella frågor om projektets genomförande exempel förändringar av kostnadsbudget, tidsplan eller andra förändringar av projektet. Observera att avvikelser från beslutet om stöd måste anmälas till sekretariatet innan de genomförs.

 

Økonomisk rapport

Både EU-midlene og de statlige norske IR-midlene utbetales etterskuddsvis.

Den norske tilskuddsmottakeren skal benytte www.regionalforvaltning.no ved rapportering om prosjektet gjennomføring, herunder økonomirapporteringen. Rapporteringen skjer til den fylkeskommunen som innvilget norsk tilsagn.

Det skal føres separat prosjektregnskap i norske kroner hos tilskuddsmottakeren der kostnader og inntekter kan sammenstilles med godkjent budsjett for prosjektet. Saldobalansen for hver kostnad knyttes til kostnadsart i utbetalingsmodulen og tilsvarende for inntekter i regionalforvaltning.no.

Til hver økonomirapport skal prosjektet også sende inn saldobalanse/hovedbok som dokumentasjon på påløpte kostnader og inntekter. Det kan også bli vurdert om prosjekteier på norsk side også i tillegg skal dokumentere kostnadene i form av kopi av bilag.

Minst 25 % av tilskuddet holdes tilbake til prosjektet er avsluttet og sluttrapport er godkjent. Før sluttutbetaling skal det for tilskudd over kr 100.000,- sendes inn revidert prosjektregnskap som er bekreftet av revisor, alternativ godkjent regnskapsfører dersom virksomheten ikke er revisjonspliktig.

Den svenska stödmottagaren ska använda Min ansökan.

 

Valuta

Programmets valuta är euro.

I Sverige söks beloppet i euro (EUR). Även den norska budgeten ska anges i euro i Min ansökan. I Norge (regionalfortvaltning.no) ansöks beloppet i norske kroner (NOK).

Kostnader i SEK ska omvandlas EUR enligt Kommissionens månatliga snittkurs som gäller för den månad i vilken de ekonomiska underlagen skickas in till nationell kontroll. Aktuell månadskurs hittar ni på: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro . Ovanstående innebär att man på svensk sida löper en viss valutarisk om valutakursen skulle falla från det datum då ansökan om utbetalning sammanställs till det datum då utbetalning sker. Alla svenska projektägare ska öppna ett valutakonto. Utbetalningen görs i euro till ert valutakonto.

Den samordnande svenska stödmottagaren ska även rapportera norska partners kostnader och finansiering vid rapportering av hela projektet till förvaltande myndighet. Norsk budget ska räknas om till euro med en fast växelkurs på 8,0 . Dette brukes for intern statistikk og rapportering til Overvåkningskomitéen etc.